Para condôminos

Modalidades mais comuns de irregularidades e fraudes

O síndico ou a administradora desonestos podem:

• Pedir para o fornecedor de produto ou serviço fazer uma nota fiscal com valor superior ao real, e ficar com a diferença.
• Contratar serviços ou comprar produtos sem concorrência e sem aprovação de orçamento em assembléia.
• Tirar dinheiro secretamente do fundo de reserva, que é usado só em caso de emergência.
• Se não há conferência do saldo e da movimentação do fundo por parte dos condôminos, não se percebe esta irregularidade.
• Não especificar as contas a pagar, e desviar dinheiro do condomínio.
• Em casos mais graves, deixar de pagar contas e o condomínio fica inadimplente (água, luz, gás, outros fornecedores).
• Não registrar funcionários.

O que fazer para evitar

• Verificar atentamente os balancetes.
• Verificar a movimentação do fundo de reserva.
• Participar ativamente das assembléias, em especial da que trata da prestação de contas anual, chamada de assembléia ordinária.
• Ela tem realização obrigatória, e deve compreender a aprovação da previsão orçamentária, e as contas do ano anterior - ambas referentes às despesas ordinárias, ou seja, de manutenção. Novo Código Civil:

"Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembléia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.

§ 1o Se o síndico não convocar a assembléia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.

§ 2o Se a assembléia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino."

• Mudanças posteriores na previsão de gastos devem ser aprovadas em Assembléia Geral Extraordinária. O mesmo vale para as despesas extraordinárias, como obras de melhoria.
• Muitos condomínios, erroneamente, não aprovam a previsão orçamentária para o ano seguinte, mas apenas as contas do ano anterior. Isso equivale assinar um cheque em branco e reclamar posteriormente do valor gasto, quando já se tem poucos recursos para reverter a situação.
• Em caso de dúvidas, deve-se conferir documentos do condomínio: extratos bancários, notas fiscais, contas de água e luz, contribuição dos funcionários.
• Todo condômino tem direito ao acesso a esses documentos, que ficam em poder do síndico ou da administradora. Estes não são obrigados a realizar uma prestação de contas individual, mas não podem barrar o acesso do condômino aos papéis. Eles podem marcar data e horário para a conferência, mas não devem permitir que o condômino leve para casa os documentos, pois possuem a guarda legal dos mesmos.
• Sempre tomar cuidado na aprovação de orçamentos. Deve-se consultar sempre ao menos três empresas. Mas deve-se ter em mente que há casos em que os valores de concorrência são aprovados pelos moradores e, ainda assim, o fornecedor é obrigado a pagar uma porcentagem. Requerer ao menos três orçamentos apenas diminui a probabilidade de isso acontecer.

Sintomas de fraudes

• Ausência de balancetes, recusa do síndico em realizar prestação de contas
• Movimentação bancária sem justificativa
• Despesas sem nota fiscal
• Despesas não aprovadas em assembléia
• Casos mais graves: notificação de concessionárias de serviços públicos (água, luz, gás) de corte no fornecimento por falta de pagamento; notificação do INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social) por falta de pagamento de contribuições trabalhistas.

Para combater fraudes

• Se o síndico supera orçamento previsto em assembléia sem ter autorização (em outra assembléia), deve - a rigor - repor a diferença "do seu próprio bolso". Exceção: obras de emergência.
• Caso o síndico se recuse a prestar contas, explica a advogada, os condôminos podem se reunir e convocar assembléia extraordinária observando o quórum mínimo.
• A última alternativa seria ir à Vara Cível - de preferência, mais próxima do domicílio -, acompanhado de advogado, e entrar com uma ação exigindo prestação de contas.
• Pode-se contratar uma auditoria, em suspeita de fraude ou má administração.
• O síndico responde civil e criminalmente por todos os atos realizados em sua gestão até 5 anos depois do final da mesma.
• Qualquer condômino pode convocar uma assembléia, desde que tenha as assinaturas de pelo menos um quarto (25%) dos condôminos.
• O processo contra um síndico ou administradora que fraudou um condomínio pode demorar até três anos apenas em primeira instância. Nesse período, há o risco de o réu desfazer-se dos bens. Assim, caso ganhe a causa, o morador ainda corre o risco de ficar sem receber.

Responsabilidade pelos atos da administradora

O síndico responde civil e criminalmente por todos os atos realizados em sua gestão até 5 anos depois do final da mesma. Isso inclui os atos realizados pela administradora, que ocupa um cargo de confiança do síndico, segundo a Lei dos Condomínios:

Artigo 22, Parágrafo 2°: As funções administrativas podem ser delegadas a pessoas de confiança do síndico, e sob a sua inteira responsabilidade, mediante aprovação da assembléia geral dos condôminos. O Conselho Consultivo pode ajudar o síndico na tarefa de verificar a regularidade dos serviços prestados pela administradora, mas não compartilha da responsabilidade legal pelos atos da mesma.

Modalidades mais comuns de irregularidades e fraudes

A administradora desonesta pode:

• Pedir para o fornecedor de produto ou serviço fazer uma nota fiscal com valor superior ao real, e ficar com a diferença.
• Tirar dinheiro secretamente do fundo de reserva, que é usado só em caso de emergência. Se não há conferência do saldo e da movimentação do fundo, não se percebe esta irregularidade.
• Não especificar as contas a pagar, e desviar dinheiro do condomínio.
• Em casos mais graves, deixar de pagar contas e o condomínio fica inadimplente (água, luz, gás, outros fornecedores).
• Não registrar funcionários.

Fornecedores contratados

• Algumas administradoras têm seus "fornecedores cativos", que lhe destinam "por baixo dos panos" uma porcentagem (de 5 a 10%, geralmente) do valor do serviço ou produto oferecidos ao condomínio.
• Por isso, dificilmente são as empresas melhores ou que fazem o menor preço. Para se prevenir contra esse problema, requerer sempre 3 orçamentos para compra de produtos ou contratação de serviços.
• É conveniente que o síndico ou o conselho confirmem diretamente com as empresas o valor do orçamento e seus principais pontos, para evitar a possibilidade da administradora "maquiar" os preços ou serviços oferecidos.
• Nas despesas maiores, sugere-se que o próprio síndico ou os conselheiros façam diretamente cotações com fornecedores. Também pode-se aceitar orçamentos apresentados por condôminos.
• No caso de fornecedores de produtos que necessitam de constante renovação, como materiais de limpeza, é interessante promover um rodízio entre as empresas de que se compra. Assim, diminui a possibilidade de "conchavo" com a administradora e pode-se verificar a diferença de qualidade entre os produtos e serviços oferecidos.
• Os orçamentos de contratação de serviços e compras de produtos devem ser aprovados em Assembléia. Qualquer alteração de valores deve motivar a convocação de nova Assembléia. Exceção: serviços de emergência; despesas correntes (material de escritório, limpeza), que muitas vezes não precisam de aprovação.

Contribuições trabalhistas

• Uma das fraudes mais comuns cometidas por administradoras desonestas é não pagar as contribuições trabalhistas dos funcionários do condomínios.
• Há casos relatados de falsificação de autenticação bancária nas guias de recolhimento. A administradora cobrava o dinheiro do condomínio relativo à contribuições trabalhistas, mas não as pagava, entregando cópias adulteradas das guias.
• Independentemente de a administradora ser a responsável pelo débito, neste caso, os condôminos são obrigados a saldar a dívida previdenciária, conforme determina o artigo 123 do Código Tributário Nacional. Para ressarcimento dos valores, o condomínio deve entrar com ação na Justiça contra a administradora.
• Recomenda-se ao síndico ou aos conselheiros realizar pessoalmente a emissão da CND (Certidão Negativa de Débito) do INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social). Isso pode ser feito via internet. O documento tem validade de 60 dias.
• O pagamento do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) pode ser acompanhado pelo funcionário, que deve receber periodicamente em sua residência extratos de sua conta de contribuição, enviadas pela Caixa Econômica Federal. É interessante verificar com os funcionários se eles realmente estão recebendo esta correspondência.

Conta corrente do condomínio

• É necessário fazer um acompanhamento constante da movimentação da conta corrente: no mínimo, semanal. Se o condomínio tem "conta pool", ou seja, o dinheiro fica numa conta comum da administradora (junto com outros clientes), verificar minuciosamente os relatórios por ela enviados sobre a movimentação, comparando com as despesas alegadas.
• A "conta pool" proporciona ao condomínio economia de taxas bancárias mas aumenta a possibilidade de fraudes, porque o condomínio não tem os extratos fornecidos pelo banco, apenas o relatório da administradora. É lógico que, se a conferência dos relatórios for atenciosa, fecha-se esta brecha.

Suspeita de fraude

• Se há suspeita de fraude da administradora ou do síndico anterior, o melhor a fazer é ter uma postura discreta, num primeiro momento. É interessante juntar o maior número de documentos que provem a irregularidade. Há muitos casos de processos por calúnia e difamação motivados por acusações de fraude em condomínios.
• Pode-se contratar uma auditoria, em suspeita de fraude ou má administração.
• Embora sejam comuns os boatos e suspeitas de irregularidades, poucos casos chegam à Justiça. Um dos motivos é a duração deste tipo de processo: pode demorar até três anos só em primeira instância.
• Nesse período, o réu pode desfazer-se dos bens. Assim, caso ganhe a causa, o condomínio ainda corre o risco de ficar sem receber.
• Se existirem provas documentais constatando crime, uma ação penal deve ser movida com pelo menos uma das seguintes acusações: estelionato, apropriação indébita ou falsificação ideológica.
• Se a acusação permanecer apenas no âmbito civil, pode ocorrer condenação patrimonial e posterior negociação entre as partes.

Em relação aos condôminos

Aprovação de contas

• Todo ano, na assembléia geral ordinária, ocorre a aprovação da previsão orçamentária para o ano seguinte (despesas ordinárias, ou seja, de manutenção), bem como a aprovação das contas do ano anterior. De acordo com o novo Código Civil:

"Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembléia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.

§ 1o Se o síndico não convocar a assembléia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.

§ 2o Se a assembléia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino."

• Eventuais alterações - ou seja, aumentos na taxa condominial - devem ser aprovados em assembléia extraordinária que tenha este assunto na ordem do dia. O mesmo vale para as despesas extraordinárias.
• Se o síndico supera orçamento previsto sem autorização, deve - a rigor - repor a diferença "do seu próprio bolso".
• A administradora deve enviar mensalmente, a todos os condôminos, balancetes com descrição clara e detalhada da movimentação das verbas.

Fornecedores

• Qualquer condômino pode apresentar orçamento de fornecedores de produtos e serviços para aprovação em assembléia.
• Os orçamentos de contratação de serviços e compras de produtos devem ser aprovados em assembléia.
• Qualquer alteração deve motivar a convocação de nova Assembléia. Exceção: serviços de emergência; despesas correntes (material de escritório, limpeza), que muitas vezes não precisam de aprovação.

Acesso aos documentos do condomínio

• Sempre ter recibos e notas fiscais de todas as transações realizadas.
• Mesmo que a conferência dos documentos seja função do Conselho Consultivo, qualquer condômino deve ter livre acesso aos papéis, estejam em poder do síndico, da administradora ou do contador.
• A verificação não equivale a uma prestação de contas individual. O síndico não é obrigado a fornecer explicações para o condômino na ocasião, devendo fazê-lo nos balancetes mensais.
• Normalmente, quando o condômino quer fazer uma verificação, marca-se dia e hora.
• Não convém permitir que o condômino leve os papéis para sua casa. Ele tem livre acesso, mas a responsabilidade pela guarda é do síndico.

Legislação trabalhista

• Estar em ordem com a legislação trabalhista: atenção especial à contribuição do INSS.
• É bastante comum os condomínios sofrerem processos trabalhistas por terem desrespeitado a legislação, consciente ou inconscientemente. Vale a pena ficar muito atento e fazer tudo dentro da lei, não apenas pelo funcionário, mas também pelos condôminos, que pagarão as eventuais indenizações arbitradas pela Justiça do Trabalho.